Cupstyret

Vil du være med å bidra i Vestfossen cup?

Vi er på jakt etter noen driftige, positive og løsningsorienterte personer som kan bidra i arbeidet med Vestfossen Cup.

Vestfossen Cup er håndballgruppens viktigste inntektskilde, og er som håndballgruppen ellers drevet på dugnad. Vi er rett og slett avhengige av at noen er villige til å ta litt ekstra ansvar for å klare å arrangere cupen og således opprettholde de lave kontingentene og det gode treningstilbudet.

Ved å fordele arbeidsoppgavene i flere mindre områder med hver sin ansvarlige får vi en god drift og en håndterlig jobb for hver enkelt.

Jobben betales i flotte opplevelser for barn og unge! Det er også utrolig moro å se hva vi klarer å få til på dugnad og tenke på at JEG og MITT bidrag har gjort en forskjell.

Vi har ca månedlige møter i cupledelsen fra november og frem til cupen hvor vi diskuterer og løserarbeidsoppgavene med hverandre – ingen er alene i sin rolle.

LEDIGE ROLLER

Matansvarlig
Rollen har hovedansvaret for planlegging, innkjøp og servering av frokost og middag til overnattende lag (ca 400 personer). Matansvarlig samarbeider tett med kioskansvarlig og har god hjelp fra dugnadsarbeidere under CUPen. Frokost serveres i kantinen i ungdomsskolen (lørdag og søndag) og middag serveres enten i kantinen eller i hallen man spiller ved middagstid (kun lørdag).
Rollen har god hjelp fra dugnadsarbeidere under cupen (varemottak, kjøring/frakt og servering).

Kioskansvarlig
Rollen har hovedansvaret for planlegging, innkjøp og distribusjon av varer og materiell til alle kioskene. Rollen samarbeider tett med matansvarlig. Rollen har god hjelp fra dugnadsarbeidere under cupen (varemottak, kjøring/frakt). Setter opp prislister

Aktivitetsansvarlig
Rollen har ansvaret for å planlegge, organisere og gjennomføre utenomsportslige aktiviteter på cupen.
– Lagkonkurranse for overnattende og lokale lag i hallen fredag ettermiddag/kveld (ca 50 lag deltar). Vi har to års erfaring med dette og en god mal for gjennomføring. Innkjøp av premier, oppsett av resultat som formidles på Facebook og SMS til vinnerlagene.
– Overnattende lag får tilbud om å bruke svømmehallen lørdag (og søndag). Dette har vi løst ved et samarbeid med Øvre Eiker Svømmeklubb som tar dugnadsvaktene og all jobb med gjennomføring
– Aktivitet for de eldre spillerne og trenerne i hallen, når de mindre barna er på diskotek i Papirkjelleren (det er en egne rolle som har ansvar for diskoteket), lørdag kveld
– Avtaler cuptilbud på Bowling1, Rush trampolinepark mv

Bussansvarlig
Vi tilbyr shuttlebuss mellom hallene for overnattende lag, og bussansvarlig har ansvaret for bestilling av buss og dialog med sjåfør, og ikke minst oppsett av busstabell som sikrer at lagene rekker frem til hallen hvor de skal spille kamp. Vi har en god mal for oppsett av busstabell – en jobb som starter så snart kampprogrammet er klart (to/tre uker før cupstart)

Ansvarlig for praktisk info og utstyr i hallene
Rollen har ansvaret for praktisk informasjon og utstyr i alle hallene, samt garderobefordeling og merking av garderobene i hallene. Premier, inngangsbilletter, billettkasser, div plakater (busstider, kampprogram, garderobeplakater ++), sponsorbanner, dugnadsmapper, utstyr til sekretariatene som stoppeklokke, målflippere, kampprogram og kamprapporter ++ må forberedes og fordeles til hver hall.

Frakt og banerigging
Vi leier en liten lastebil/skapbil med løftelem (kan kjøres med vanlig førerkort). Denne benyttes til å frakte utstyr under hele cupen. Rollen vil kjøre bilen (sammen med annen hjelp) hele helgen (noen oppdrag hver dag) og være med på å rigge håndballbaner på fotballbanen i Mjøndalen fredag (teiper opp håndballbaner og setter opp håndballmål)

Sportslig sekretariatsansvarlig i Mjøndalshallen
Det er stor aktivitet i Mjøndalshallen (fem baner) og vi har behov for en som kan svare på og håndtere praktiske og sportslige henvendelser i hovedsekretariatet i hallen. Rollen må sette seg godt inn i cupreglementet og ha en viss kompetanse på håndball. Rollen vi få god støtte fra Sportslig ansvarlig under cupen

Dugnadsansvarlig
Sørger for å bemanne de 218 dugnadsvaktene som kreves under cupen. VIF håndball klarer å bemanne ca halvparten av vaktene med foreldrene til spillerne. Resten må dekkes opp gjennom samarbeidspartner-klubbene våre (hovedsakelig Hokksund, Birkebeineren, VIF fotball) – dette er rollens ansvar. Dugnadsansvarlige utarbeider den komplette oversikten over hvem som har hvilke vakt med navn og nummer, og jobber med oppfølgning under selve cuphelgen. Oppdaterer dugnadsinstruksene.

Diskotekansvarlig
Planlegger, forbereder og er hovedansvarlig for gjennomføringen av diskoteket for deltagerne i Papirkjelleren lørdag kveld. Innkjøp av glowsticks og evnt andre ting som ikke er mat og drikke (det gjøres av kioskansvarlig). Booking og rigging av lyd og lys og aktiviteter som for eks sumodrakter el.l. Opplegg for foreldrekafe på eget område (for foreldre som må følge de minste spillerne). Nedrigging (med hjelp fra dugnadsvakter) og tilbakelevering av lånt utstyr

Sportslig ansvarlig
Oppdaterer og fastsetter sportslig reglement for cupen og håndterer sportslige spørsmål i forkant og under cupen. Er også mottak og behandlingsansvarlig for eventuelle protester

Økonomiansvarlig
Setter opp cupbudsjett og resultatrapport, betaling av fakturaer, følger opp manglende betalinger fra deltagende lag. Veksel til alle kassene (billett og kiosk). Teller og sjekker oppgjør for alle kassene lørdag og søndag

Hovedsekretariat i Vestfossenhallen
Mottak av overnattende lag når de kommer fredag, med utdeling av velkomstgave og praktisk info før de sendes opp til skolen for innkvartering

Overnattingsansvarlig
Dialog med vaktmesteren på skolen vedrørende hvilke rom som kan/ikke kan benyttes. Lager oversikt over rom med ca antall det er plass til (det er størrelsesforskjell). Lager overnattingslister og oppdaterer overnattingsregler og branninstrukser, som overnattende lag må fylle ut og signere. Fordeler overnattende lag på klasserommene.
Lager og henger opp lapper med lagets navn på alle klasserommene. Tar imot lagene ved ankomst og viser de til deres rom. Er mye tilstede på skolen under helgen for spørsmål og fiksing av div utfordringer. Rollen får god hjelp av dugnadsvakter

Kampoppsett og resultater
Når påmelding og oversikt over deltagende lag er endelig setter rollen opp kampprogrammet i Profixio (eget turneringsprogram). Dette er en stor kabel med ønsker fra lagene, teste og finne ut hvilke klasser som skal spille hvor (kapasitet i hver hall sett mot fornuftig klokkeslett for første og siste kamp hver dag), hvis lag må bytte hall må kampstart tilpasses forflyttingstid (finaler). Følger med på at alle banesekretariatene fører resultat fortløpende.

Dommeransvarlig
Sørger for dommere til alle kampene under cupen

Medisinsk leder
Håndballcuper i Norge må følge NIFs retningslinjer for lege- og sanitetstjeneste ved idrettsarrangement. Rollen er ansvarlig for å gjennomføre ROS-analyse og lage sanitetsplan
https://www.idrettsforbundet.no/contentassets/560098232eae4410b624248560759a81/47_18_nif_veileder_medisinsk-beredskap-ved-idrettsarrangementer.pdf

Markedsføringsansvarlig
Lager alt markedsmateriell (invitasjon, plakater, annonser på Facebook etc), sender ut og følger opp invitasjonene, vedlikeholder og oppdaterer CRM systemet (Mailchimp), oppdaterte nettsider og Facebook løpende, håndterer alle henvendelser på cupmailen

Turneringsleder
Overordnet ansvarlig for cupen. Fasiliterer møtene for cupstyret hvor alt rundt cupen planlegges, diskuteres og besluttes. Sørger for fremdrift og at frister holdes. Pressemelding og kontakt med media. Varsler politi og legevakt om cupen.

Assisterende turneringsleder
Bistår turneringsleder med smått og stort.

Ved interesse og spørsmål rundt de forskjellige rollene, kontakt Øyvind Kjos, vestfossencup.vestfossen@gmail.com eller ring 90632352